Waar moet u op letten als u met een antwoordservice in zee gaat?
Als u uw telefoonverkeer over laat aan een exern bureau dan is kwaliteit
belangrijk. Het eerste contact van een nieuwe opdrachtgever verloopt vaak via de
telefoon en het is dan niet professioneel als die stuit op een antwoordapparaat
of een mobiele telefoon die net niet bereikbaar is.
Kortom een goede bereikbaarheid kan u klanten opleveren maar een slechte
bereikbaarheid of afhandeling kan u klanten kosten.
Bent u vaak onderweg en wilt u geen telefoontje missen dan kunt u iemand in
dienst nemen die uw telefoonverkeer beantwoordt of als u daar onvoldoende werk
voor heeft, er voor kiezen om met een antwoordservice te gaan werken. Dit is
veel voordeliger dan een vaste kracht die ziek kan worden, met vakantie wil,
vrije dagen op moet nemen enz.
Er zijn echt hele goede services die uw telefoonverkeer afhandelen alsof de
telefoniste bij u op kantoor zit. Zij kan goed inschatten of het een belangrijk gesprek is en kan besluiten het
gesprek bijvoorbeeld naar u door te verbinden (op uw mobiel). Zo mist u niets
maar komt uw bedrijf wel heel professioneel over.
Waar moet u op letten als u met een antwoordservice gaat werken?
1. Let er op dat de antwoordservice met een klein team (vaste) telefonistes
werkt zodat zij uw bedrijf leren kennen en andersom. 2. Let er op dat de service niet te klein is (bijvoorbeeld iemand die vanuit
huis werkt met alle huiselijke achtergrondgeluiden die daar bij horen). 3. Let er op dat de antwoordservice ALLEEN maar telefoonverkeer afhandelt en
geen nevendiensten aanbiedt. Helaas zijn er nogal wat services die niet
winstgevend zijn waardoor zij genoodzaakt zijn andere diensten zoals
secretariaatswerkzaamheden en outbound telefoonverkeer te leveren. Dit gaat vaak ten kosten van de kwaliteit m.b.t. de telefoonafhandeling. Een antwoordservice die in staat is kleinschalig te blijven en het zich kan
permitteren alleen maar inkomend telefoonverkeer af te handelen betekent een
prettige werkplek voor de telefonistes waar de boog niet altijd strak zal staan.
Dit komt alleen maar ten goede aan de afhandeling van uw telefoonverkeer. 4. Bij een grote service (zijn meestal de 24 uurs services) is het aanbod van
telefoonverkeer dermate hoog dat de telefonistes niet langer dan 4 uur kunnen
werken. Op 24 uur betekent dit 6 telefonistes op 1 werkplek. Als uw
telefoonverkeer op bijvoorbeeld 4 werkplekken binnen komt dan is de rekensom
simpel. 5. Kijk of de antwoordservice van uw keuze u in staat stelt uw instructies door
te geven. Maakt niet uit hoe vaak. Immers zonder uw duidelijke instructies kan
de antwoordservice nooit een goede service leveren. Heeft u meerdere
medewerkers? dan moeten er verschillende instructies doorgegeven kunnen worden.
6. Vraag of de antwoordservice een hoog personeelsverloop heeft. Zo ja, bedenk
dan dat dit gevolgen kan hebben voor de juiste afhandeling van uw
telefoonverkeer. 7. Vraag of de telefonistes correct Nederlands en op zijn minst Engels
spreken. 8. Let op met shoppen. Immers hoe goedkoper een antwoordservice kan werken hoe
meer klanten ze aan moet sluiten om rendabel te zijn en hoe meer telefonistes er
nodig zijn. 1 verkeerd afgehandeld gesprek kan u omzet kosten. Met andere woorden goedkoop
kan duurkoop zijn.
Wilt u toch shoppen? Bereken dan wat het verschil op jaarbasis is tussen de
verschillende services. Onder de streep zal het niet zo veel verschillen. Ga dan
altijd voor kwaliteit want die verdient zichzelf altijd terug. Die kwaliteit
vind u bij de kleinschaligere services die met VASTE telefonistes werken en waar
geen nevendiensten worden aangeboden.
In de praktijk zal het gaan om misschien € 200,00 verschil op jaarbasis.
Dan is de keuze voor een kleinschaligere antwoordservice wellicht een
makkelijkere keuze.
Het is net als met het aannemen van personeel. U gaat niet over 1 nacht ijs en
dat zou met de keuze voor een antwoordservice eigenlijk hetzelfde moeten zijn.
Kortom uw telefoonverkeer is uw visitekaartje kies daarom altijd voor kwaliteit.
• Waar moet u op letten als u met een antwoordservice in zee gaat? Als u uw telefoonverkeer over laat aan een exern bureau dan is kwaliteit belangrijk. Het eerste contact van een nieuwe opdrachtgever verloopt vaak via de telefoon en het is dan niet professioneel als die stuit op een antwoordapparaat of een mobiele t...
